Benchmarkrapport kantorenhuisvesting 2024

Facts & Figures

In dit benchmarkrapport vind je resultaten van een survey die door meer dan 100 organisaties is ingevuld. Allemaal verschillend van formaat, en met een representatieve spreiding over meerdere economische sectoren. Van de deelnemende bedrijven hebben 80 een hoofdkantoor in Nederland, 14 in een ander Europees land en 12 zijn buiten Europa gevestigd. Samen gebruiken ze 2,5 miljoen vierkante meter – dat is bijna 6% van de totaal bezette kantorenvoorraad van Nederland.

Dit rapport geeft een duidelijk beeld van de voornaamste trends en ontwikkelingen op de Nederlandse kantorenmarkt. Belangrijke thema’s voor deze editie waren: beleid op hybride werken, de impact daarvan op kantoorgebruik en ruimtevereisten, ESG en veranderingen in kantoorvereisten sinds de pandemie.

Kantoor: plek om samen te werken en te leren

In het huidige bedrijfslandschap wordt werken op afstand steeds normaler. Werknemers kiezen er vaker voor om thuis in een rustige omgeving en zonder afleiding aan de slag te gaan. Tegelijkertijd benadrukken deelnemers aan het huisvestingspanel dat kantoren een cruciale rol spelen. Ze beschrijven het als de basis: een plek waar collega’s ideeën uitwisselen, brainstormen, projecten bespreken, van elkaar leren en sterke onderlinge relaties opbouwen.

Bereikbaarheid en kwaliteit van kantoor cruciaal voor kantoorgebruikers

Deelnemers van het panel geven duidelijk aan dat een gezonde werkplek belangrijk is – oftewel: kwalitatief goede kantoorruimtes. Bereikbaarheid scoort ook hoog, vooral met het openbaar vervoer. Ook parkeren blijft een hot topic, net als duurzaamheid van gebouwen.

Verschil corporates en mkb’ers
Corporates geven doorgaans meer prioriteit aan duurzame gebouwen, bereikbaarheid met het openbaar vervoer, getalenteerde werknemers in de buurt en flexibiliteit in vierkante meters. Ook waarderen ze aanpasbare ruimtes. Aan de andere kant richten mkb’s zich meer op kosten en parkeergelegenheid.

Kwaliteit van het kantoor nog belangrijker sinds pandemie

De kwaliteit van kantoren is sinds de pandemie nóg belangrijker geworden. Maar dat niet alleen: ook flexibiliteit in vierkante meters, voorzieningen in de gemeenschappelijke ruimtes en duurzaamheid staan hoger op de agenda.
Doordat werken op afstand steeds gebruikelijker wordt, evolueert de rol van traditionele kantoorruimtes. Om ervoor te zorgen dat collega’s nog steeds naar kantoor komen, moet het kantoor unieke voordelen bieden die het onderscheiden van de thuiswerkplek.

Verschil corporates en mkb’s
Panelleden van corporates geven aan dat ze sinds de pandemie meer gericht zijn op de kwaliteit en flexibiliteit van kantoorruimtes. Daarnaast worden voorzieningen in de algemene ruimte en bereikbaarheid met het openbaar vervoer belangrijker gevonden.
Mkb’s benadrukken ook het belang van kwaliteitskantoren en de bijbehorende faciliteiten, maar geven meer prioriteit aan de duurzaamheid van kantoorgebouwen. Flexibiliteit en bereikbaarheid met het openbaar vervoer speelt een minder grote rol.

Flexibiliteit voor werknemers begint gemeengoed te worden

Ongeveer de helft van de deelnemers zegt dat werknemers hun werktijden flexibel in kunnen richten. Daarnaast geeft een derde aan dat hun organisatie geen strategie heeft om de groeiende flexibiliteitsbehoefte tegemoet te komen.
Een klein aantal respondenten sluit op rustige dagen – bijvoorbeeld op vrijdag – een deel van hun kantoren. Of ze geven medewerkers elk jaar voor een bepaalde periode de kans om waar dan ook ter wereld op afstand werken.
De vierdaagse werkweek stond onlangs weer vol in de belangstelling doordat AFAS deze in 2025 invoert, tegen een fulltime salaris. Toch geven slechts 7 deelnemers aan dat dit momenteel een realistische strategie is.

Stijgende kosten hebben tot nog toe weinig invloed op huisvestingsstrategie

Kantoorgebruikers blijven zich inzetten voor een duurzamer kantoor, ondanks stijgende huur- en servicekosten. Veel van hen zijn bereid te verhuizen naar kantoorruimtes met hogere duurzaamheidsprestatie, zelfs als dit gepaard gaat met een hogere huurprijs, al geldt dit zeker niet voor alle bedrijven.

Interessant is dat stijgende kosten voor veel kantoorgebruikers geen significante invloed hebben op de huisvestingsstrategie. In plaats daarvan geven ze prioriteit aan ruimtereductie (door afstoten van kantoorruimte of onderverhuur) en flexibiliteit in contracten.

Ondanks de stijgende kosten geeft een beperkt aantal kantoorgebruikers aan dat dit een reden is voor heronderhandeling van het huidige contract of verhuizing naar een goedkopere kantoorruimte.

Interactie en samenwerking staat centraal in huisvestingsstrategie

De respondenten benadrukken het belang van interactie en samenwerking tussen medewerkers. Dit blijft dan ook de sleutelfactor bij mogelijke aanpassing van de huisvestingsstrategie.

Andere redenen worden ongeveer even vaak genoemd. Wel valt op dat duurzaamheid en talent aantrekken veelgenoemde motivaties zijn. Interessant genoeg zijn kosten momenteel geen belangrijke drijfveer voor een mogelijke aanpassing van de huisvestingsstrategie.

Voor corporates zijn duurzaamheid en flexibiliteit vooral belangrijk. Voor mkb’s hangt het daarentegen meer samen met de groei van hun bedrijf.

Hybride werken breed geïmplementeerd in beleid

Ongeveer driekwart van de deelnemers heeft inmiddels beleid op hybride werken. Een minderheid zit nog in de verkennende of strategische fase.

Interessant genoeg geeft ongeveer 15% van de deelnemers aan dat ze geen beleid op hybride werken hebben liggen en ze momenteel ook niet van plan zijn om dat op te stellen.

Vooral corporates geven werknemers ruimte om thuis te werken

Waar de meeste corporates medewerkers verplichten om tenminste 1 of 2 dagen op kantoor te zijn, vragen mkb’ers al gauw 4 tot 5 dagen aanwezigheid. Een klein deel van de corporates promoot nog altijd vooral het thuiswerken of geeft aan dat medewerkers zelf mogen beslissen wanneer ze op kantoor zijn. Dit komt nauwelijks voor bij mkb-respondenten.

Kantoorbezetting stijgt sinds pandemie, maar spreiding tussen dagen is groter

Dinsdag en donderdag zijn drukke dagen op kantoor, met een hoge bezettingsgraad. Vrijdag en woensdag zijn rustig, op maandagen is het gemiddeld druk.

Als we de bezettingsgraad op langere termijn analyseren, komen twee trends naar voren.

Ten eerste vindt er een geleidelijke terugkeer naar kantoor plaats. Sinds de dip tijdens de pandemie stijgt de bezettingsgraad jaarlijks.

Ten tweede is de verdeling van drukke en rustige dagen verschoven. Dinsdag en donderdag blijven het drukst, maar op maandag, woensdag en vrijdag is het nu rustiger dan vóór de pandemie. De spreiding tussen drukke en rustige dagen is daarmee aanzienlijk groter geworden.

Terwijl de bezettingsgraad over het algemeen toeneemt, blijft er dus sprake van grote verschillen tussen de dagen. Daardoor is het lastig om op een efficiënte manier te huren.

Bezettingsgraad hoger bij mkb-bedrijven

De bezettingsgraad bij het mkb ligt hoger dan bij corporates. Deze trend is vooral zichtbaar op maandag en vrijdag, en in mindere mate op de woensdag. De belangrijkste redenen: werkschema's, bedrijfscultuur en patronen van woon-werkverkeer.

Daarnaast geeft een groter deel van de corporates aan dat werknemers zelf mogen beslissen wanneer ze op kantoor werken. Dit komt bij het mkb duidelijk minder vaak voor. Hierdoor is het logisch dat werknemers van corporates meer vanuit huis werken en de bezettingsgraden hier lager zijn.

Grote verschillen in bezettingsgraden

Medewerkers van corporates komen beduidend minder naar kantoor dan medewerkers van mkb’s. Opvallend daarin is dat de bezettingsgraad bij corporates met name op maandag, woensdag en vrijdag sterk afwijkt van die van mkb'ers. Gemiddeld komt de bezettingsgraad voor mkb's op 59%. Bij corporates is dat 53%. Toch valt vooral de spreiding tussen bedrijven op. Zo zijn er nog altijd bedrijven met een gemiddelde bezetting van 20% én bedrijven met een gemiddelde bezetting boven de 80%.

Stabiliteit in bezetting verwacht

De meeste kantoorgebruikers verwachten het komende jaar geen hevige schommelingen in bezetting. Ongeveer een kwart van de respondenten verwacht daarentegen dat de trend van toenemend kantoorgebruik aanhoudt. Daardoor zouden de bezettingsgraden nog meer naar het niveau van vóór de coronapandemie bewegen.

Corporates verwachten afname van ruimtebehoefte, veel MKB-deelnemers verwachten groei

Ongeveer de helft van de mkb-respondenten verwacht de komende vijf jaar meer vloeroppervlakte nodig te hebben. Ondertussen verwacht 23% dat hun kantoorruimte gelijk moet blijven, en slechts 20% voorziet een minder groot kantoor nodig te hebben.

Iets meer dan de helft van de corporates verwacht minder kantoorruimte nodig te hebben. De meeste deelnemers verwachten de komende vijf jaar ongeveer 20% minder vloeroppervlakte te gebruiken. Slechts 21% verwacht meer kantoorruimte nodig te hebben.

Deze uiteenlopende verwachtingen tussen mkb’s en corporates benadrukken hoe de planning van kantoorruimte kan verschillen, op basis van de omvang van de organisatie.

Werkplek per werknemer ratio daalt verder

Corporates geven aan dat zij momenteel 69 werkplekken per 100 medewerkers toewijzen. Deze verhouding is vergelijkbaar met het Europese gemiddelde (gebaseerd op eerdere enquêtes onder gebruikers), maar aanzienlijk lager dan in de Verenigde Staten.

Volgens deze deelnemers daalt deze ratio in Nederland naar zo’n 56 werkplekken per 100 medewerkers. Dat zou een afname van bijna 20% betekenen.

Over de gehele linie daling verwacht

Onder de respondenten is het duidelijk dat de bureau per werknemer-ratio bij corporates aanzienlijk lager is dan bij mkb’s. De deelnemende mkb’s rapporteren momenteel gemiddeld 88 werkplekken per 100 werknemers.

De verwachting is dat het mkb in Nederland 71 werkplekken per 100 medewerkers behoudt. Ondanks de hogere bureau per werknemer-ratio in het mkb, wordt hier dus een vergelijkbare afname van ongeveer 20% verwacht.

Nog niet alle bedrijven hebben kantoorinrichting aangepast op hybride werken

De meeste kantoorgebruikers hebben de werkplekindeling aangepast om hybride werken te ondersteunen. Een kleiner deel van de gebruikers heeft hoogwaardige faciliteiten toegevoegd.

Opvallend is dat iets meer dan 20% van de gebruikers aangeeft dat de kantoorindeling onveranderd is gebleven.

Daarnaast geeft 14% van de kantoorgebruikers aan plannen te hebben om het interieur aan te passen, maar deze veranderingen zijn nog niet doorgevoerd.

Veel bedrijven hebben IT-infrastructuur van upgrade voorzien

De meeste kantoorgebruikers hebben hun IT-infrastructuur geüpgraded. Bijvoorbeeld door de software voor videoconferenties te verbeteren en vergaderruimtes in te richten om hybride werken te ondersteunen. Een kleinere groep kantoorgebruikers meldt dat ze software hebben geïmplementeerd waarmee je ruimten kunt reserveren. Ongeveer 20% van de kantoorgebruikers bracht geen wijzigingen aan in hun IT-infrastructuur.

 

Economische onzekerheid heeft geen invloed op beleid omtrent hybride werken

Volgens het panel hebben de huidige economische onzekerheden geen noemenswaardige invloed op het hybride werkbeleid. Slechts 8% van de respondenten beschouwt economische onzekerheid als een reden om van werknemers te eisen dat ze meer aanwezig zijn op kantoor.

Werknemers overwegend vrij in waar ze werken

De meeste kantoorgebruikers stellen dat ze niets monitoren en dat werknemers vrij zijn om te werken waar ze willen.

Sommige organisaties geven managers de verantwoordelijkheid om kantoorbezoek te monitoren, terwijl de grootschalige implementatie van technologische oplossingen als badges, sensoren, VPN-logboeken of digitale boekingssystemen beperkt blijft.

Duurzaamheidscertificering vooral voor corporates belangrijk, duurzaamheidsambitie MKB blijft achter

Onder de corporate kantoorgebruikers geeft 69% bij huur of koop voorrang aan kantoren met minimaal energielabel A. Onder mkb’s daalt dit cijfer tot 38%.

Ongeveer een derde van de mkb-kantoorgebruikers houdt helemaal geen rekening met energielabels.

Een aanzienlijk deel van de kleinere kantoorgebruikers geeft aan geen duidelijke mening te hebben over energielabels.

Corporate bedrijven streven actief ambitieuze en concrete net-zero doelstellingen na

Meer dan de helft van de deelnemers heeft een net zero-doelstelling geformuleerd die ze vóór 2040 moeten behalen, waarbij 38% van de corporates zelfs aangeeft dat er een net zero-doelstelling is voor 2030.

De meeste mkb’s daarentegen hebben geen of minder specifieke net zero-doelstellingen. Dit komt doordat ze in 2023 nog niet verplicht waren om deze doelstellingen in jaarverslagen te rapporteren, in lijn met de CSRD.

Bereidheid om huurpremie te betalen voor net zero huisvesting

Ongeveer de helft van de respondenten geeft aan een huurpremie te willen betalen om een net zero-doelstelling te behalen – al geven de meesten ook aan dat dit niet te hoog mag zijn.

Interessant is dat 36% onzeker is over de bereidheid om meer te betalen, terwijl slechts 15% aangeeft geen huurpremie te willen betalen.

Interessant genoeg zijn er geen duidelijke verschillen tussen corporates en mkb’s.