Checklist: succesvol outsourcen doe je zo!

Zo’n 33 procent van de facilitaire activiteiten voeren organisaties nog intern uitⁱ. Bedrijven zoeken een betrouwbare facilitaire partner om grip te krijgen op de complexiteit die de post-Covid werkomgeving met zich meebrengt. Veel organisaties die willen uitbesteden benaderen CBRE GWS om hen te adviseren binnen de complexiteit van een 'eerstegeneratie-outsourcing'. 

Ben je verantwoordelijk voor facility management en wil je succesvol outsourcen? In dit artikel worden een aantal belangrijke aspecten besproken waar je rekening mee moet houden – zeker in een omgeving waar facility management nog niet eerder is uitbesteed.

Aandachtspunten

1. Bepaal je visie

   Vaak besluiten bedrijven om uit te besteden omdat dit volgens een analyse een slimme stap zou kunnen zijn. En terecht: als het succesvol wordt uitgevoerd, kan het een van de snelste manieren zijn om de onderliggende waarden van een organisatie te benutten. Maar wil je de CFO en externe investeerders meekrijgen, dan doe je er verstandig aan om nauwkeurige financiële en operationele gegevens te verzamelen van de situatie ‘voor’ en ‘na’. Oftewel: de IST en de SOLL.

2. Data: de sleutel tot succes

   Basisgegevens zijn vaak – deels of geheel – onvolledig of achterhaald. Soms is er zelfs helemaal geen informatie voorhanden: in hetzelfde CBRE Occupier-onderzoekⁱⁱ gaf 93% van de respondenten dat ze moeite hadden om de gegevens te verzamelen die ze nodig hadden om effectief uit te kunnen bestedenⁱⁱ. Een gemiste kans, want goed data–onderzoek levert direct rendement op. Adequate informatie is namelijk ondersteunend bewijsmateriaal waarmee je je plannen rechtvaardigt en onderbouwt. Bovendien kun je daarmee vragen van de CFO en andere stakeholders beter beantwoorden.

3. Uitbesteden is maatwerk

   Er is geen pasklaar antwoord op de vraag hoe je een uitbesteding structureert. Elke organisatie heeft zo haar eigen verwachtingen en past een unieke mix van criteria toe. Denk aan: financieel, commercieel, verbetering van de dienstverlening, risico-overdracht, ESG-ondersteuning en transformatie van de werkplek. De beste oplossing is dus altijd maatwerk op basis van de strategie van de opdrachtgever. Om te beginnen kies je welke manier van uitbesteden het beste past bij jouw behoeften: voor elke dienst een andere leverancier, of juist een geïntegreerde facilitaire aanpak (Integrated Facility Management) waarbij je alle diensten onder één contract aan één servicepartner toewijst. Elke aanpak heeft zijn eigen voordelen. Kies dus vooral een oplossing die aansluit op jouw situatie, gewenste resultaten, prioriteiten, visie en waarden.

4. Investeer in een goede samenwerking

   Facilitymanagement-contracten zijn vaak langlopend, dus het is belangrijk dat je goed samenwerkt met de beoogde opdrachtnemers – tijdens de aanbesteding én tijdens de oplossingsfase. Investeer in tijd, transparantie en openheid, want dat stelt beide partijen in staat om een optimale oplossing te ontwikkelen, met strategische pijlers als leidraad. Zeker wanneer de dienstverlening 'live' gaat, is een goede samenwerking handig: servicepartners kunnen beter anticiperen en reageren op jullie veranderende behoeften.

5. Demand organisatie

   Zoals bij elke externe leverancier moet het voor opdrachtgever en opdrachtnemer duidelijk zijn wie wat doet en welke bevoegdheden en verantwoordelijkheden beide partijen hebben. Waar ligt de uitbestedingsknip? Een ‘lage knip’ is vaak te vinden in conventionele kantooromgevingen. Bedrijven met verhoogde compliance- en regelgevingskwesties – zoals productiebedrijven of biowetenschappen – kiezen vaak voor een ‘hogere knip’ met facilitair experts in het team. Belangrijk is vooral dat je duidelijk de grenzen afbakent tussen de taken en verantwoordelijkheden, zowel intern als extern.

6. Inspireren tot positieve verandering

   Verandering brengt doorgaans onzekerheid met zich mee – heel menselijk. Daarom is het belangrijk dat je mensen bij het proces betrekt. Dat werd recent weer aangetoond in onderzoek van CBRE onder huurders. Hieruit bleek dat 87% van de respondenten een ‘duidelijke mensenstrategie’ absoluut noodzakelijk vindt wanneer je een uitbestedingsprogramma implementeertⁱⁱⁱ. Dus wil je positiviteit en succes garanderen voor jouw transformatie? Ontwikkel dan zo vroeg mogelijk een uitgebreid veranderings- en communicatieplan.

i Frost and Sullivan, ‘Technology and Sustainability to drive recovery in the UK facility management market’, Dec 2020
ii EMEA Occupier Survey 2021
iii EMEA Occupier Survey 2022